Personvernerklæring for ADI Advokater AS

1.1       Innledning

Hos ADI Advokater er vi opptatt av å ivareta personvernet, og vi behandler personopplysninger på en lovlig og trygg måte.

I denne erklæringen gjør vi rede for hvordan vi behandler dine personopplysninger, og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er definert som alle opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til enkeltpersoner.

I ADI Advokater sin virksomhet behandler vi personopplysninger når vi: 

• Yter juridiske tjenester
• Markedsføring og kursvirksomhet

Vi utøver vårt behandlingsansvar når vi behandler personopplysninger i forbindelse med saker vi jobber med. Dette kan gjelde både klienter, kontaktpersoner hos klienter og andre parter, leverandører, samarbeidspartnere og deltakere på arrangementer.

Dersom du har spørsmål til vår behandling av personopplysninger eller du vil utøve dine rettigheter som registrert, kan du kontakte oss på epost rbs@adiadvokater.no

• Dine rettigheter

Når dine personopplysninger blir behandlet hos oss, er du definert som registrert. GDPR gir registrerte en rekke rettigheter. Disse rettighetene kan oppsummeres slik:

• Som registrert har du rett til å få vite hvilke opplysninger vi behandler som gjelder deg.
• Du kan be oss rette feil hos oss om dine personopplysninger.
• Du kan be oss slette dine personopplysninger.
• Du kan protestere mot vår behandling av personopplysningene dine.
• Du kan be om utlevering av dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig og maskinleselig format.
• Rett til informasjon. Du har rett på informasjon om hvordan vi behandler dine opplysninger.

Fra disse rettighetene nevnt ovenfor, kan det det gjelde både unntak og begrensninger. Som ett eksempel på dette vil personopplysninger som er underlagt taushetsplikt unntatt fra utlevering, eller vi kan være underlagt krav om å lagre opplysningene.

• Sikker behandling

ADI Advokater har ansvaret for å behandle og lagre personopplysningene på en sikker måte. Vi er pålagt å treffe nødvendige tiltak for å ivareta en sikker behandling.

En vesentlig del av sikkerheten knyttet til behandling av personopplysninger, handler om at vi også må beskytte informasjon om hvilke tiltak vi bruker. Vi har ivaretatt sikkerheten gjennom en rekke tiltak både teknisk og organisatorisk, som ivaretar sikker behandling av opplysninger.

Alle ansatte i ADI Advokater er om nødvendig underlagt taushetsplikt om dine personopplysninger 

• Spørsmål og klagemulighet

Dersom du lurer på noe rundt hvordan vi behandler personopplysninger, eller du er misfornøyd med vår behandling, kan du gjerne kontakte oss på e-post til rbs@adiadvokat.no

Datatilsynet behandler klager på håndtering av personopplysninger, og de har også ansvar for å føre tilsyn med personvernregelverket i Norge.

Du kan lese mer om dine rettigheter i personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).  

• Endringer og oppdateringer

Vår personvernerklæring blir oppdatert når det er behov for det, det kan være på grunn av endringer i lovverk, eller når vi endrer vår praksis og våre rutiner rundt behandlingen.

Dersom det blir foretatt endringer som er vesentlige for behandlingen av dine personopplysninger, vil vi informere deg gjennom å sende deg en e-post, dersom vi har registrert e-postadressen din.

Erklæringen her er alltid den siste og mest oppdaterte versjonen.

• Informasjon om behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig er ADI Advokater AS.

Forretningsadresse:

Kanalveien 11

5068 Bergen

Org. Nr. 922 048 207 MVA.

2.1       Behandling ved ytelse av juridiske tjenester

Gjennom vår behandling personopplysninger i forbindelse med våre juridiske tjenester, vil vi behandle informasjon om klienter, kontaktpersoner hos klienter eller andre parter i saker der vi yter tjenester.

Disse opplysningene kan være:

Kontaktopplysninger. Vi behandler navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer og stillingstittel. I tillegg er ofte disse opplysningene knyttet sammen med kategorisering av sakstyper.

Uavhengighetskontroll. Før vi aksepterer oppdrag for klienter, må vi bruke kontaktinformasjonen klienten kommer med, til å vurdere om noen av personene eller virksomhetene som saken involverer kan medføre en rollekonflikt. Vi innhenter også informasjon om formål med saken og sakstypen i denne forbindelse.

Klientkontroll. Vi kontrollerer våre klienter for å se om saken faller inn under hvitvaskingslovens bestemmelser.

Dersom klienten er en juridisk person som ikke er registrert i offentlig register, innhenter vi personopplysninger om daglig leder, forretningsfører, innehaver eller tilsvarende kontaktperson.

Privatklienter identifiseres ved at vi samler inn fullt navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse. Dersom særlige forhold tilsier at det er nødvendig, innhenter vi fullstendig personnummer for sikker identifikasjon.

Saksopplysninger. Vi innhenter informasjon som er relvant for saker vi arbeider med på vegne av klienter. Type informasjon kan være informasjon om privetklienter, kontaktpersoner, medarbeidere, representanter og andre som kan være relevante for arbeidet med saken.

Fakturainformasjon. Vi lagrer opplysninger om hva oppdraget har gått ut på, og om måten vi behandler fakturaene til klienten. Videre om og når fakturaene er betalt, og eventuelt om fordringen er sendt til inkasso.

Evaluering. I noen tilfeller kan kontaktopplysninger bli brukt til å utføre intern evaluering av vårt arbeid med saken.

• Behandlingens formål

Gjennom vår ytelse av juridiske tjenester, behandler vi personopplysninger i forbindelse med administrering av klientforholdet, fakturering, lagring av saksdokumenter og alminnelig sakshåndtering.

• Behandlingsgrunnlag

Våre aktuelle behandlingsgrunnlag er 

• Dersom vi utfører juridiske tjenester for en klient, er behandlingens formål for å oppfylle en avtale som er inngått. 

• Rettslig forpliktelse. Vi behandler fakturainformasjon og vi utfører klientkontroll for å oppfylle de forpliktelser som er pålagt oss i bokføringslovgivningen, hvitvaskingslovgivningen og advokatforskriften.

• Berettigede interesser. Vi behandler kontaktinformasjon om personer hos klienter som er juridiske personer, og dette er begrunnet i ivaretakelse av ADI Advokaters berettigede interesse. Denne interessen er administrering og ivaretakelse av klientforholdet som vedkommende er kontaktperson for.

Ut over dette behandler vi opplysninger om saker om andre personer enn klienten fordi det er nødvendig for å kunne levere juridiske tjenester i saken. Videre for å bidra til at klienten skal være i stand til å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav

Dersom saksopplysninger inneholder særlig kategori personopplysninger, behandler vi disse opplysninger fordi det er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.

2.4       Dele opplysninger       

Advokater og advokatfullmektiger er underlagt en lovpålagt taushetsplikt om alle opplysninger knyttet til advokatvirksomheten.

Alle ansatte i ADI Advokater er underlagt taushetsplikt.

Som en del av saksbehandlingen vi utfører for våre klienter må vi likevel noen ganger dele personopplysninger. Dette gjelder: 

• Motparter, domstoler og tilsynsorganer. Vi deler informasjon med slike aktører om involverte parter i forbindelse med rettstvister og andre saksforhold der dette er nødvendig for saken. Informasjon blir ikke delt dersom dette er i strid med taushetsplikten.
• Våre leverandører av IT-systemer og administrative tjenester. Vi deler informasjon med disse i den grad det er nødvendig. I slike sammenhenger inngår vi databehandleravtaler med leverandører for å sikre at vi følger loven, og at den registrertes rettigheter blir ivaretatt.
• Andre aktører. Vi deler ikke informasjon med andre aktører med mindre loven pålegger oss dette.

2.5       Lagring og oppbevaring

Når det ikke er behov for behandling av personopplysningene for å ivareta det formålet de ble samlet inn for, blir opplysningene slettet eller anonymisert.

Følgende retningslinjer gjelder for våre lagre- og sletterutiner.

• Vi lagrer fakturainformasjon og personopplysninger relatert til klientkontroll i henhold til lovpålagte krav i bokførings- og hvitvaskingslovgivningen.
• Vi lagrer filer og dokumenter som innhentes i forbindelse med saksbehandling i ti år. Slike dokumenter kan være saksopplysninger, arkiv, filer, dokumentasjon og kontaktinformasjon

3.1       Markedsaktiviteter og kursvirksomhet.

            Vi behandler følgende personopplysninger i forbindelse med denne aktiviteten:

• Navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer, stillingstittel og arbeidssted. For studenter samler vi i tillegg inn informasjon om studiested og studieår.
• Allergier og matpreferanser. Dersom vi serverer mat eller drikke på våre arrangementer, spør vi om eventuelle allergier eller matpreferanser.
• Preferanser og brukeratferd. Vi behandler opplysninger om hvilke fagområder du interesserer deg for, og tar hensyn til dette i forbindelse med tilbud om kurs og lignende aktiviteter. Dette vil være informasjon vi enten har fått fra deg direkte eller vi har utledet fra din deltakelse på ulike arrangementer. Dersom vi gjennomfører webinarer samler vi inn informasjon om når du går inn / ut av webinarer, om du har stilt spørsmål underveis eller skrevet til oss i chatten.

3.2       Formål

Vi behandler personopplysninger med det formål å kunne følge opp klienter og andre som aktivt har bedt om å motta informasjon fra oss, herunder invitasjon til arrangementer og informasjon om våre øvrige tjenester.

Under gjennomføring av arrangementer er formålet med å samle inn personopplysninger å informere deltakerne, administrere og tilrettelegge arrangementet, samt å utarbeide deltakerlister.

Vi benytter også personopplysninger med formål å tilpasse og måle effekten av våre markedsføringsaktiviteter.

3.3       Behandlingsgrunnlag

Vi behandler personopplysninger fordi det er nødvendig basert på følgende behandlingsgrunnlag:

• Dersom vi tar bilder eller videoer fra arrangementer, følger vi åndsverkloven § 104 om retten til eget bilde før offentliggjøring. Vi vil be om ditt samtykke før bilder der du er i fokus, blir offentliggjort av oss. Du kan når som helst trekke tilbake ditt samtykke ved å kontakte oss.
• Berettigede interesser. ADI Advokater har en berettiget interesse gjennom vår advokatvirksomhet til å følge opp klienter med informasjon om juridisk nyhetsstoff, samt gi relevant informasjon om de tjenester vi tilbyr.

3.4       Deling

Alle ansatte i ADI Advokater har taushetsplikt. Men vi kan likevel dele noen opplysninger:

• Våre leverandører av IT-systemer og administrative tjenester. Vi deler informasjon med disse i den grad det er nødvendig. I slike sammenhenger inngår vi databehandleravtaler med leverandører for å sikre at vi følger loven, og at den registrertes rettigheter blir ivaretatt.
• Samarbeidspartnere på arrangementer. Ved gjennomføring av arrangementer vi inviterer til der vi benytter eksterne aktører, deler vi navn, stillingstittel og firmanavn til inviterte personer med våre samarbeidspartnere.
• For enkelte arrangementer gir vi samtlige deltakere en oversikt over andre påmeldte deltakere. Slike lister kan inneholde navn, stillingstittel og firmanavn for påmeldte deltakere.

3.5       Lagring og oppbevaring

Vi lagrer aldri personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålene opplysningene ble samlet inn for. Når det ikke lenger er nødvendig å behandle personopplysningene, vil vi slette dem.