Varsling
Ansattes ytringsfrihet og varslingsrett – og noen ganger plikt – er en verdifull mekanisme for å avdekke og rydde opp i mulige kritikkverdige forhold. Et aktivt arbeid for å sikre en åpen og sunn ytringskultur, bidrar til å redusere behovet for varsling fra de ansatte.
Som arbeidsgivere, kolleger, kunder og brukere, er vi imidlertid avhengige av at enkeltpersoner internt i virksomheten bærer frem kritisk informasjon som ellers ikke blir avdekket. Det er som regel når de ordinære systemene for kontroll har sviktet, at den enkelte arbeidstakers varsling blir viktig. Kritiske ytringer internt i en virksomhet må ufarliggjøres. Det som er viktig, er å sikre gode system, rutiner og opplæring for å behandle mottatte varsler og andre kritiske ytringer på en klok og forsvarlig måte, hvor gjeldende lovgivning etterleves.
Et varsel fra en ansatt kan være krevende å håndtere. Det skal håndteres på en slik måte at virksomhetens rettslige ansvar ivaretas og unødvendig konflikt unngås.
Det er her særlig viktig at den som mottar varselet (varslingsmottaker), bruker tid på å avklare det reelle innholdet i arbeidstakerens ytring. Deretter skal den lovbestemte aktivitetsplikten ivaretas, både ved undersøkelse av ytringen/varselet og ved ivaretakelse av arbeidstaker som har varslet. Dessuten må arbeidsgiver bruke sin styringsrett klokt ved ivaretakelse av sin omsorgsplikt overfor den eller de som er omvarslede, og for øvrig sikre et forsvarlig arbeidsmiljø mens saken behandles.
Advokat Birthe Eriksen har skrevet doktorgrad om varsling og er en av landets fremste eksperter på området. Som firma har vi etter hvert bred erfaring i å gi bistand arbeidsgivere og andre som mottar varsler og som skal ivareta den lovpålagte aktivitetsplikten som utløses ved mottak av kritiske ytringer fra arbeidstakere. Vi har også omfattende erfaring i å yte bistand til arbeidstakere som vurderer å varsle, eller som befinner seg i en pågående varslingsprosess.
Målsetningen med vår bistand er å sikre at varsling fungerer i samsvar med sitt formål og at lovens krav til behandling blir etterlevd.
Skal du undersøke og saksbehandle et mottatt varsel som arbeidsgiver eller leder?
Ved mottak av en kritisk ytring eller varsel fra en arbeidstaker, utløses en aktivitetsplikt. Den omfatter:
- En plikt til å innen rimelig tid foreta en tilstrekkelig undersøkelse av varselet.
- En plikt til å gjennomføre en risikovurdering av varslerens situasjon og iverksette nødvendige tiltak for å redusere risikoen for at vedkommende utsettes for gjengjeldelse (sanksjonering) som følge av sitt varsel.
- Det bør også foretas en risikovurdering vedrørende eventuelle ansatte som er omvarslet, sentrale vitner mv. Alle skal sikres et forsvarlig arbeidsmiljø mens varselet undersøkes og saksbehandles.
Plikten til å undersøke et varsel kan by på utfordringer. Undersøkelsen skal etter loven være «tilstrekkelig». Hva som kreves, må vurderes konkret, basert på innholdet i varselet og omstendighetene for øvrig. Det gjelder for eksempel ingen automatisk plikt til å iverksette store, omfattende granskinger. Det må vurderes konkret hva de fremsatte påstandene om kritikkverdige forhold krever.
Det går for eksempel et skille mellom varsling om mer objektive forhold – med mer objektivt bevismateriale, slik som ved varsling om for eksempel økonomisk kriminalitet, personvernbrudd og det fysiske arbeidsmiljøet – og varsling om det psykososiale arbeidsmiljøet. I sistnevnte saker, som ofte er knyttet til subjektive opplevelser og oppfatninger, skal man være forsiktig med å iverksette gransking. Det bør i slike tilfeller heller foretas en enklere undersøkelse for å vurdere om andre virkemidler kan være mer hensiktsmessige, slik som mekling, dialogverksted eller andre former for konfliktløsing.
Håndteringen av varselet må skje på en habil og tillitsvekkende måte for å forebygge konflikt. Det kan for eksempel være utfordrende å håndtere varsler mot den øverste ledelsen. Ofte vil det være hensiktsmessig å involvere ekstern bistand for å sikre tilstrekkelig kompetanse og habilitet. Generelt er det viktig å vurdere hvordan mandat og saksbehandling kan forankres på en tillitsvekkende måte i organisasjonen, ved å involvere blant annet verneombudet og tillitsvalgte.
Er du arbeidstaker som vurderer å varsle, eller som befinner deg i en varslingsprosess?
Noen ganger har arbeidstakere full kontroll på sin egen beslutning om å varsle. I slike situasjoner kan man gi råd om hvordan det bør varsles, hvordan varselet bør utformes og til hvem det bør oversendes.
Andre ganger har arbeidstaker stått i en varslingsprosess over lang tid og behøver bistand til å områ seg i ofte krevende situasjoner hvor arbeidsgiver ikke ivaretar sin aktivitetsplikt. I slike situasjoner har arbeidstaker behov for bistand til å få ivaretatt sitt rettsvern, og eventuelt til å varsle videre til myndigheter eller lignende.
Er du omvarslet?
Det å bli varslet på, altså være omvarslet, kan være krevende, ikke minst der vedkommende er leder/mellomleder og skal utøve ledelse og styringsrett mens vedkommende er gjenstand for undersøkelse. Det er en økende bevissthet rundt dette temaet.
Den omvarsledes rettsvern kan ikke utledes like lett av lovgivningen, som varslerens rettsvern. Arbeidsgiver har imidlertid også omsorgsplikt overfor den omvarslede, og plikter også å ivareta for eksempel dennes personvern og partsrettigheter. Det kan være behov for bistand:
- For å ivareta den omvarsledes rettsvern i forbindelse med saksbehandlingen av et varsel.
- I forbindelse med arbeidsrettslige konsekvenser av utfallet av saksbehandlingen. Det kan for eksempel være i forbindelse med vurdering av granskingsrapporter, tilrettevisning/advarsler, oppsigelse eller avskjed.
Særlig om varsling i offentlig sektor
Varsling i offentlig sektor reiser en rekke særlige problemstillinger. Forvaltningsloven og annen offentligrettslig lovgivning kan gjøre behandlingen av et varsel i offentlig sektor ekstra krevende da denne lovgivningen kommer i tillegg til de arbeidsrettslige kravene.
Det er særlig habilitetskravene hos varslingsmottaker og den/de ansvarlige for saksbehandlingen av varselet som skal hensyntas. Vi ser også en rekke andre utfordringer knyttet til for eksempel kontrollutvalgenes rolle og ansvar i kommunal sektor, innsynskrav, folkevalgtes rolle mv.
Kurs og foredrag
Lovgiver forutsetter at kompetansenivået må heves i samfunns- og arbeidslivet. Vi har omfattende erfaring med å lage og å holde kurs og foredrag som er spesialtilpasset den enkelte målgruppe: Arbeidsgivere, ledere, styrer, folkevalgte, fagforeninger, tillitsvalgte, kontrollutvalg, faggrupper mv. Se nærmere informasjon i vår kurskatalog.